Zwykle nie potrzebujesz faktury VAT i numeru EORI przy każdym zakupie, ale przy imporcie dla małej firmy spoza UE możesz potrzebować obu tych rzeczy z różnych powodów. Faktura VAT to dokument do księgowości i rozliczania VAT; numer EORI to identyfikator celny używany do odprawy importowej.
Pierwsze pytanie brzmi: kto będzie importerem w zgłoszeniu celnym. To decyduje, czego potrzebujesz.
- Jeśli sprzedawca lub kurier zajmuje się importem na nazwę Twojej firmy, mogą poprosić o numer EORI, a czasem także o numer rejestracji VAT.
- Jeśli przesyłka jest traktowana jak prywatne zamówienie konsumenckie, odprawa celna może przebiegać inaczej i możesz nie zostać poproszony o firmowe dane importowe.
- Jeśli chcesz, aby towar został zaksięgowany jako zakup firmowy do Twojej dokumentacji, poproś o prawidłową fakturę lub fakturę handlową z nazwą sprzedawcy, nazwą Twojej firmy, jasnym opisem towaru, ilością, wartością i datą.
Nie myl faktury VAT z numerem EORI. To nie jest to samo. Faktura VAT to papierowy lub PDF-owy zapis sprzedaży. Numer EORI to coś, czego urząd celny używa do identyfikacji importera.
Co zrobić teraz:
- Sprawdź stronę zamówienia, fakturę i warunki wysyłki, aby zobaczyć, czy sprzedawca podaje, że podatki i obsługa importu są wliczone, czy też kupujący musi zająć się odprawą celną.
- Sprawdź każdą wiadomość od kuriera lub marketplace z prośbą o dane celne. Jeśli proszą o EORI, potrzebują Twojego numeru importera celnego, a nie tylko numeru VAT.
- Zapytaj sprzedawcę lub kuriera, kto będzie importerem w zgłoszeniu i czy potrzebują:
- Twojego numeru EORI
- firmowego numeru VAT
- faktury handlowej
- danych produktu, takich jak opis, ilość i wartość
Jeśli kupujesz jako firma i chcesz odliczyć VAT naliczony albo prowadzić prawidłową księgowość, zachowaj fakturę, potwierdzenie zamówienia, potwierdzenie płatności i każdą wiadomość celną z numerem referencyjnym przesyłki. Te dokumenty pomagają, jeśli kurier później poprosi o wyjaśnienie albo jeśli trzeba dopasować opłatę importową do zamówienia.
Jeśli paczka jest już w drodze, a w śledzeniu lub e-mailu pojawia się informacja „awaiting customs information”, „customs clearance required” albo podobna, odpowiedz szybko, przesyłając dokładnie te dokumenty, o które proszą. Jeśli wiadomość mówi tylko, że trzeba zapłacić opłaty, sprawdź, czy chodzi o importowy VAT, cło, czy opłatę za obsługę brokera, zanim zapłacisz.
Najważniejsza brakująca informacja to to, czy przesyłka jest importowana na nazwę Twojej firmy i odprawiana przez kuriera lub brokera celnego. To właśnie decyduje, czy potrzebny jest numer EORI.
Practical tip: trzymaj numer EORI i firmowy numer VAT w jednym pliku, aby móc od razu wysłać właściwy, jeśli poprosi o to urząd celny lub kurier.
