Du trenger vanligvis ikke en MVA-faktura og et EORI-nummer for hvert kjøp, men ved en import til en liten bedrift fra utenfor EU kan du trenge begge deler av ulike grunner. En MVA-faktura er et dokument for regnskap og MVA-håndtering; et EORI-nummer er en tollidentifikator som brukes ved importfortolling.
Det første spørsmålet er hvem som skal stå som importør på tolldeklarasjonen. Det avgjør hva du trenger.
- Hvis selgeren eller transportøren håndterer importen i bedriftens navn, kan de be om EORI-nummeret ditt og noen ganger også MVA-registreringsnummeret ditt.
- Hvis forsendelsen behandles som en privat forbrukerbestilling, kan fortollingen bli håndtert annerledes, og du blir kanskje ikke bedt om opplysninger om bedriftsimport.
- Hvis du vil at varene skal føres som et bedriftskjøp i regnskapet ditt, bør du be om en korrekt faktura eller handelsfaktura med selgerens navn, bedriftsnavnet ditt, en tydelig beskrivelse av varene, antall, verdi og dato.
Ikke bland sammen en MVA-faktura og et EORI-nummer. De er ikke det samme. En MVA-faktura er en papir- eller PDF-registrering av salget. Et EORI-nummer er det tollmyndighetene bruker for å identifisere en importør.
Hva du bør gjøre nå:
- Sjekk ordresiden, fakturaen og fraktvilkårene for å se om selgeren oppgir at skatter og importbehandling er inkludert, eller om kjøperen må håndtere tollen.
- Se etter meldinger fra transportøren eller markedsplassen som ber om tollopplysninger. Hvis de ber om et EORI-nummer, trenger de importørnummeret ditt for toll, ikke bare MVA-nummeret ditt.
- Spør selgeren eller transportøren hvem som blir importør på deklarasjonen, og om de trenger:
- EORI-nummeret ditt
- MVA-nummeret til bedriften din
- en handelsfaktura
- produktopplysninger som beskrivelse, antall og verdi
Hvis du kjøper som bedrift og forventer å kunne trekke fra inngående MVA eller føre korrekt regnskap, bør du ta vare på fakturaen, ordrebekreftelsen, betalingsbeviset og eventuelle tollmeldinger med sporingsnummeret for forsendelsen. Disse dokumentene hjelper hvis transportøren senere ber om avklaring, eller hvis du må matche importkostnaden med bestillingen.
Hvis pakken allerede er på vei og sporingen eller en e-post sier at den «venter på tollopplysninger», at «fortolling kreves» eller noe lignende, bør du svare raskt med de nøyaktige dokumentene de ber om. Hvis meldingen bare sier at det skal betales gebyrer, bør du sjekke om gebyret er import-MVA, toll eller et behandlingsgebyr fra en speditør før du betaler.
Det viktigste manglende opplysningen er om forsendelsen importeres i bedriftens navn og fortolles av en transportør eller tollmegler. Det er dette som avgjør om et EORI-nummer er nødvendig.
Praktisk tips: oppbevar EORI-nummeret ditt og MVA-nummeret til bedriften i én fil, slik at du kan sende riktig nummer med en gang hvis tollmyndighetene eller transportøren spør.
