En général, vous n’avez pas besoin d’une facture de TVA et d’un numéro EORI pour chaque achat, mais pour une importation destinée à une petite entreprise depuis l’extérieur de l’UE, vous pouvez avoir besoin des deux, pour des raisons différentes. Une facture de TVA est un document pour la comptabilité et le traitement de la TVA ; un numéro EORI est un identifiant douanier utilisé pour le dédouanement à l’importation.
La première question est de savoir qui sera l’importateur sur la déclaration en douane. C’est cela qui détermine ce dont vous avez besoin.
- Si le vendeur ou le transporteur gère l’importation au nom de votre entreprise, il peut vous demander votre numéro EORI et parfois aussi votre numéro d’immatriculation à la TVA.
- Si l’envoi est traité comme une commande de consommateur privé, le dédouanement peut être géré différemment, et il se peut qu’on ne vous demande pas les informations d’importation de l’entreprise.
- Si vous voulez que les marchandises soient enregistrées comme un achat professionnel pour vos archives, vous devriez demander une facture correcte ou une facture commerciale avec le nom du vendeur, le nom de votre entreprise, une description claire des marchandises, la quantité, la valeur et la date.
Ne confondez pas une facture de TVA avec un numéro EORI. Ce n’est pas la même chose. Une facture de TVA est un document papier ou PDF de la vente. Un numéro EORI est ce que les douanes utilisent pour identifier un importateur.
Que faire maintenant :
- Vérifiez la page de commande, la facture et les conditions d’expédition pour voir si le vendeur indique que les taxes et la gestion de l’importation sont incluses ou si l’acheteur doit s’occuper des douanes.
- Regardez tout message du transporteur ou de la place de marché demandant des informations douanières. S’ils demandent un EORI, ils ont besoin de votre numéro d’importateur en douane, pas seulement de votre numéro de TVA.
- Demandez au vendeur ou au transporteur qui sera l’importateur sur la déclaration et s’ils ont besoin :
- de votre numéro EORI
- de votre numéro de TVA professionnel
- d’une facture commerciale
- de toute information sur le produit, comme une description, la quantité et la valeur
Si vous achetez en tant qu’entreprise et que vous prévoyez de récupérer la TVA déductible ou de tenir une comptabilité correcte, conservez la facture, la confirmation de commande, la preuve de paiement et tout message douanier avec le numéro de référence de l’envoi. Ces documents sont utiles si le transporteur demande plus tard des précisions ou si vous devez faire correspondre les frais d’importation à la commande.
Si le colis est déjà en route et que le suivi ou un e-mail indique qu’il est « en attente d’informations douanières », « dédouanement requis » ou quelque chose de similaire, répondez rapidement avec les documents exacts demandés. Si le message indique seulement que des frais sont dus, vérifiez s’il s’agit de la TVA à l’importation, de droits de douane ou de frais de traitement du courtier avant de payer.
L’information manquante la plus importante est de savoir si l’envoi est importé au nom de votre entreprise et dédouané par un transporteur ou un courtier en douane. C’est ce qui détermine si un numéro EORI est nécessaire.
Conseil pratique : gardez votre numéro EORI et votre numéro de TVA professionnel dans un seul fichier afin de pouvoir envoyer immédiatement le bon document si les douanes ou le transporteur le demandent.
