Sie brauchen für jeden Einkauf normalerweise nicht sowohl eine VAT-Rechnung als auch eine EORI-Nummer, aber bei einer Einfuhr für ein kleines Unternehmen von außerhalb der EU können Sie je nach Grund beides für unterschiedliche Zwecke benötigen. Eine VAT-Rechnung ist ein Dokument für Buchhaltung und VAT-Abwicklung; eine EORI-Nummer ist eine Zollkennung, die für die Einfuhrabfertigung verwendet wird.
Die erste Frage ist, wer auf der Zollanmeldung als Importeur auftritt. Das entscheidet, was Sie brauchen.
- Wenn der Verkäufer oder der Kurier die Einfuhr in Ihrem Firmennamen abwickelt, kann man Sie nach Ihrer EORI-Nummer und manchmal auch nach Ihrer VAT-Registrierungsnummer fragen.
- Wenn die Sendung als private Verbraucherbestellung behandelt wird, kann die Zollabfertigung anders laufen, und Sie werden möglicherweise nicht nach geschäftlichen Einfuhrangaben gefragt.
- Wenn Sie möchten, dass die Ware für Ihre Unterlagen als Geschäftskauf verbucht wird, sollten Sie eine ordentliche Rechnung oder Handelsrechnung mit dem Namen des Verkäufers, Ihrem Firmennamen, einer klaren Warenbeschreibung, Menge, Wert und Datum anfordern.
Verwechseln Sie eine VAT-Rechnung nicht mit einer EORI-Nummer. Das ist nicht dasselbe. Eine VAT-Rechnung ist ein Papier- oder PDF-Nachweis des Verkaufs. Eine EORI-Nummer ist das, womit der Zoll einen Importeur identifiziert.
Was Sie jetzt tun sollten:
- Prüfen Sie die Bestellseite, die Rechnung und die Versandbedingungen, um zu sehen, ob der Verkäufer angibt, dass Steuern und die Einfuhrabwicklung enthalten sind oder ob der Käufer den Zoll selbst abwickeln muss.
- Sehen Sie sich jede Nachricht vom Kurier oder Marktplatz an, in der nach Zolldaten gefragt wird. Wenn nach einer EORI gefragt wird, braucht man Ihre Zoll-Importeurnummer und nicht nur Ihre VAT-Nummer.
- Fragen Sie den Verkäufer oder Kurier, wer auf der Anmeldung als Importeur eingetragen wird und ob sie Folgendes benötigen:
- Ihre EORI-Nummer
- Ihre geschäftliche VAT-Nummer
- eine Handelsrechnung
- Produktangaben wie Beschreibung, Menge und Wert
Wenn Sie als Unternehmen kaufen und erwarten, Vorsteuer geltend zu machen oder ordnungsgemäß Buch zu führen, bewahren Sie die Rechnung, die Bestellbestätigung, den Zahlungsnachweis und jede Zollnachricht mit der Sendungsreferenznummer auf. Diese Unterlagen helfen, wenn der Kurier später eine Klärung verlangt oder wenn Sie die Einfuhrgebühr der Bestellung zuordnen müssen.
Wenn das Paket bereits unterwegs ist und in der Sendungsverfolgung oder per E-Mail steht, dass es „waiting customs information“, „customs clearance required“ oder Ähnliches ist, antworten Sie schnell mit genau den angeforderten Dokumenten. Wenn in der Nachricht nur steht, dass Gebühren fällig sind, prüfen Sie vor der Zahlung, ob es sich um Import-VAT, Zollgebühr oder eine Bearbeitungsgebühr des Vermittlers handelt.
Die wichtigste fehlende Information ist, ob die Sendung in Ihrem Firmennamen eingeführt und von einem Kurier oder Zollagenten abgefertigt wird. Davon hängt ab, ob eine EORI-Nummer benötigt wird.
Practical tip: Bewahren Sie Ihre EORI-Nummer und Ihre geschäftliche VAT-Nummer in einer einzigen Datei auf, damit Sie die richtige Nummer sofort senden können, wenn der Zoll oder der Kurier danach fragt.
