Meestal heb je niet voor elke aankoop een btw-factuur en een EORI-nummer nodig, maar voor een import door een klein bedrijf van buiten de EU kun je beide nodig hebben, voor verschillende redenen. Een btw-factuur is een document voor de boekhouding en btw-afhandeling; een EORI-nummer is een douane-identificatienummer dat wordt gebruikt voor inklaring bij invoer.
De eerste vraag is wie de importeur op de douaneaangifte is. Dat bepaalt wat je nodig hebt.
- Als de verkoper of koerier de import in de naam van je bedrijf afhandelt, kunnen zij om je EORI-nummer vragen en soms ook om je btw-registratienummer.
- Als de zending wordt behandeld als een particuliere consumentenbestelling, kan de douaneafhandeling anders verlopen en wordt er mogelijk niet om zakelijke importgegevens gevraagd.
- Als je wilt dat de goederen voor je administratie als zakelijke aankoop worden geboekt, vraag dan om een juiste factuur of handelsfactuur met de naam van de verkoper, de naam van je bedrijf, een duidelijke omschrijving van de goederen, hoeveelheid, waarde en datum.
Verwar een btw-factuur niet met een EORI-nummer. Dat zijn niet hetzelfde. Een btw-factuur is een papieren of pdf-registratie van de verkoop. Een EORI-nummer is wat de douane gebruikt om een importeur te identificeren.
Wat je nu moet doen:
- Controleer de bestelpagina, factuur en verzendvoorwaarden om te zien of de verkoper aangeeft dat belastingen en importafhandeling zijn inbegrepen of dat de koper de douane moet afhandelen.
- Kijk naar berichten van de koerier of marketplace waarin om douanegegevens wordt gevraagd. Als ze om een EORI vragen, hebben ze je douane-importeursnummer nodig, niet alleen je btw-nummer.
- Vraag de verkoper of koerier wie de importeur op de aangifte zal zijn en of zij nodig hebben:
- je EORI-nummer
- je zakelijke btw-nummer
- een handelsfactuur
- productgegevens zoals een omschrijving, hoeveelheid en waarde
Als je als bedrijf koopt en verwacht voorbelasting terug te vragen of een correcte boekhouding te voeren, bewaar dan de factuur, orderbevestiging, betalingsbewijs en elk douaneboodschap met het referentienummer van de zending. Die documenten helpen als de koerier later om verduidelijking vraagt of als je de invoerkosten aan de bestelling moet koppelen.
Als het pakket al onderweg is en tracking of een e-mail zegt dat het “awaiting customs information”, “customs clearance required” of iets dergelijks is, reageer dan snel met precies de documenten die ze vragen. Als het bericht alleen zegt dat er kosten verschuldigd zijn, controleer dan of het gaat om invoer-btw, invoerrechten of een afhandelingsvergoeding van de broker voordat je betaalt.
De belangrijkste ontbrekende informatie is of de zending in de naam van je bedrijf wordt ingevoerd en door een koerier of douane-expediteur wordt ingeklaard. Dat bepaalt of een EORI-nummer nodig is.
Praktische tip: bewaar je EORI-nummer en je zakelijke btw-nummer in één bestand, zodat je meteen het juiste kunt sturen als de douane of koerier erom vraagt.
