Por lo general, no necesita una factura con IVA y un número EORI para cada compra, pero en una importación para una pequeña empresa desde fuera de la UE puede necesitar ambas cosas por motivos distintos. Una factura con IVA es un documento para la contabilidad y la gestión del IVA; un número EORI es un identificador aduanero que se usa para el despacho de importación.
La primera pregunta es quién será el importador en la declaración aduanera. Eso determina lo que necesita.
- Si el vendedor o el transportista está gestionando la importación a nombre de su empresa, pueden pedirle su número EORI y, a veces, también su número de registro de IVA.
- Si el envío se trata como un pedido de consumidor particular, el despacho de aduanas puede gestionarse de otra manera y puede que no le pidan datos de importación de empresa.
- Si quiere que la mercancía quede registrada como una compra de empresa para sus archivos, debería pedir una factura correcta o factura comercial con el nombre del vendedor, el nombre de su empresa, una descripción clara de la mercancía, la cantidad, el valor y la fecha.
No confunda una factura con IVA con un número EORI. No son lo mismo. Una factura con IVA es un registro en papel o PDF de la venta. Un número EORI es lo que usa la aduana para identificar a un importador.
Qué hacer ahora:
- Revise la página del pedido, la factura y las condiciones de envío para ver si el vendedor indica que los impuestos y la gestión de importación están incluidos o si el comprador debe encargarse de la aduana.
- Mire cualquier mensaje del transportista o del marketplace que pida datos aduaneros. Si le piden un EORI, necesitan su número de importador aduanero, no solo su número de IVA.
- Pregunte al vendedor o al transportista quién será el importador en la declaración y si necesitan:
- su número EORI
- su número de IVA de empresa
- una factura comercial
- cualquier dato del producto, como descripción, cantidad y valor
Si compra como empresa y espera recuperar el IVA soportado o llevar una contabilidad correcta, guarde la factura, la confirmación del pedido, el comprobante de pago y cualquier mensaje de aduanas con el número de referencia del envío. Esos documentos ayudan si el transportista pide más aclaraciones más adelante o si necesita vincular el cargo de importación con el pedido.
Si el paquete ya va de camino y el seguimiento o un correo dice que está “awaiting customs information”, “customs clearance required” o algo similar, responda rápido con los documentos exactos que le pidan. Si el mensaje solo dice que hay cargos pendientes, compruebe si el cargo es IVA de importación, aranceles de aduana o una tarifa de gestión del agente antes de pagar.
El dato más importante que falta es si el envío se está importando a nombre de su empresa y si lo despacha un transportista o un agente de aduanas. Eso es lo que determina si se necesita un número EORI.
Practical tip: guarde su número EORI y su número de IVA de empresa en un solo archivo para poder enviar el correcto de inmediato si la aduana o el transportista lo pide.
