Jos noutopiste sanoo, että pakettisi on siellä, mutta henkilökunta ei löydä sitä, käsittele sitä paikallisena luovutusongelmana ja vie asia nopeasti eteenpäin. Hyödyllisin ensimmäinen askel on pyytää noutopistettä etsimään paketti uudelleen pakettinumeron ja skannaushistorian avulla ja ottaa sitten yhteyttä kuljetusliikkeeseen ennen noutoajan päättymistä.
Toimi tässä järjestyksessä:
- Näytä henkilökunnalle seurantanumero, noutokoodi ja nimesi täsmälleen niin kuin ne näkyvät tilauksessa.
- Pyydä heitä etsimään pakettia pakettinumeron ja viivakoodin perusteella, ei vain nimen avulla. Paketti voi olla laitettu väärään hyllyyn, väärään lokeroon tai merkitty vastaanotetuksi, mutta sitä ei ole helppo löytää.
- Pyydä näkemään viimeisin skannaushistoria tai tila, jota he käyttävät. Haluat varmistaa, skannattiinko paketti todella saapuneeksi juuri siihen noutopisteeseen ja minä päivänä ja kellonaikana.
- Jos he eivät vieläkään löydä sitä, pyydä etsintäkirjaus tai tapausmerkintä. Siitä pitäisi näkyä, että ilmoitit puuttuvasta paketista, aika, paikka ja mahdollinen viitenumero, jonka he antavat.
- Tallenna kuvakaappaus seurantasivusta, erityisesti viimeisimmästä tapahtumasta, jossa lukee toimitettu, noudettavissa tai saapunut noutopisteeseen. Säilytä myös kaikki tekstiviestit, sähköpostit tai sovelluksen ilmoitukset.
Ota sitten yhteyttä kuljetusliikkeeseen tai pakettipalveluun, joka hoitaa noutopistettä, älä vain myymälätiskin henkilökuntaan. Kerro heille:
- pakettinumero
- noutopisteen nimi ja osoite
- seurannan tila ja skannausaika
- että henkilökunta sanoo, ettei pakettia löydy
- että haluat jäljityksen avattavaksi ennen noutoajan päättymistä
Ajankohta on tärkeä. Jos noutoaika päättyy ennen kuin paketti löytyy, järjestelmä voi käsitellä sitä noutamattomana ja siirtää sen takaisin jakeluketjuun tai palautukseen. Kuljetusliikkeen merkintä on avattava silloin, kun paketin pitäisi vielä olla noudettavissa.
Jos seuranta ei näytä todellista saapumisskannausta noutopisteeseen, ongelma voi olla aiemmassa toimitusketjussa. Siinä tapauksessa sekä kuljetusliikkeen että myyjän tai markkinapaikan voi olla nähtävä sama seuranta-aineisto. Jos seuranta näyttää saapumisen ja noutopiste vahvistaa vastaanottaneensa paketin, etsintäkirjaus ja tapausmerkintä ovat erityisen tärkeitä.
Jos kuljetusliike sanoo, että paketti on virallisesti noutopisteessä, mutta henkilökunta ei silti löydä sitä, kysy, mitä todisteita he tarvitsevat seuraavaksi: kirjallinen lausunto noutopisteeltä, jäljityspyyntö tai vahvistus siitä, että paketti on merkitty puuttuvaksi noutopaikassa.
Käytännön vinkki: säilytä yhdessä kansiossa pakettinumero, viimeisin kuvakaappaus seurannasta ja noutopisteen tapausmerkintä, koska nämä kolme asiaa ovat yleensä tärkeimmät, jos asiaa pitää viedä myöhemmin eteenpäin.
