Avvisa entrambe le parti non appena sai che il rimborso è stato emesso: la banca/emittente della carta che gestisce il chargeback e il marketplace o il venditore che gestisce la disputa sull'ordine. L'importante è dare a ciascuna parte l'importo del rimborso, la data e il riferimento, così possono chiudere o modificare il caso prima che tu finisca con due pagamenti sovrapposti o un accredito stornato.
Inizia con la banca o il fornitore della carta se il chargeback è già aperto. Dì che il commerciante o la piattaforma ha rimborsato l'ordine e chiedi cosa serve da parte tua per fermare, ritirare o chiudere la richiesta di chargeback. Includi:
- il numero dell'ordine
- il numero del chargeback o del caso
- l'importo del rimborso
- la data del rimborso
- qualsiasi riferimento del rimborso visibile nell'app, nell'email o nell'estratto conto della carta
Se il rimborso è solo promesso, ma non è ancora stato registrato sul tuo conto, dillo chiaramente. Una promessa non è la stessa cosa di un rimborso completato. Chiedi alla banca se ha bisogno che il rimborso compaia prima sull'estratto conto, oppure se può già annotare il rimborso previsto nel caso.
Poi informa la piattaforma o il venditore. Questo è importante perché molte dispute dei marketplace vengono risolte separatamente dalla disputa della carta, e la piattaforma può tenere il caso aperto finché non mostri la prova del rimborso. Chiedi loro di segnare l'ordine come rimborsato o di chiudere la disputa dalla loro parte. Se hanno rimborsato solo una parte dell'ordine, dillo anche tu, così non considerano concluso l'intero reclamo.
Se il rimborso è parziale, non dare per scontato che il chargeback debba essere ritirato del tutto. Comunica a entrambe le parti l'importo esatto rimborsato e quanto manca ancora. Per esempio, se l'ordine era di €80 e sono tornati solo €50, i restanti €30 fanno ancora parte della disputa. Mantieni allineati il caso sulla piattaforma e il caso con la banca sugli stessi importi.
Salva le prove prima che qualcosa cambi nell'app o nella cronologia bancaria:
- screenshot o email con la conferma del rimborso
- riga dell'estratto conto della carta quando il rimborso viene registrato
- numero di riferimento della disputa o del chargeback
- qualsiasi messaggio della piattaforma che confermi che il caso è stato chiuso o modificato
Se il rimborso e il chargeback si completano entrambi, controlla la cronologia del tuo conto per verificare se c'è un doppio recupero. L'errore più comune è confondere un rimborso in sospeso con un rimborso registrato, oppure pensare che il caso sulla piattaforma sia chiuso solo perché il venditore ha detto “rimborsato”. Cerca l'effettivo accredito registrato sulla carta e lo stato finale del caso, non solo un messaggio.
Se hai già ricevuto il denaro del chargeback e poi anche il rimborso viene registrato, contatta subito la banca. Chiedi se l'accredito sulla carta deve essere stornato oppure se compenseranno automaticamente l'importo duplicato. Non spendere il denaro finché non sai quale transazione è quella finale.
Practical tip: quando contatti una delle due parti, incolla la stessa breve frase con il numero dell'ordine, l'importo del rimborso e il numero del caso, così la banca e la piattaforma lavorano dallo stesso record.
