Meld het aan beide kanten zodra je weet dat de terugbetaling is uitgevoerd: aan de bank/kaartuitgever die de chargeback behandelt, en aan de marktplaats of verkoper die het geschil over de bestelling behandelt. Het belangrijkste is dat je beide partijen het terugbetalingsbedrag, de datum en de referentie geeft, zodat zij de zaak kunnen sluiten of aanpassen voordat je met twee overlappende betalingen of een teruggedraaide credit eindigt.
Begin bij de bank of kaartaanbieder als de chargeback al openstaat. Zeg dat de verkoper of het platform de bestelling heeft terugbetaald, en vraag wat zij van je nodig hebben om de chargebackclaim te stoppen, in te trekken of te sluiten. Vermeld:
- het bestelnummer
- het chargeback- of zaaknummer
- het terugbetalingsbedrag
- de datum van terugbetaling
- eventuele terugbetalingsreferentie die in de app, e-mail of op het kaartafschrift staat
Als de terugbetaling alleen is beloofd en nog niet op je rekening staat, zeg dat dan duidelijk. Een belofte is niet hetzelfde als een afgeronde terugbetaling. Vraag de bank of zij willen dat de terugbetaling eerst op het afschrift verschijnt, of dat zij de verwachte terugbetaling al bij de zaak kunnen noteren.
Meld het daarna aan het platform of de verkoper. Dit is belangrijk omdat veel geschillen op marktplaatsen apart van het kaartgeschil worden opgelost, en het platform de zaak open kan laten staan tenzij je bewijs van terugbetaling laat zien. Vraag hen om de bestelling als terugbetaald te markeren of het geschil aan hun kant te sluiten. Als zij slechts een deel van de bestelling hebben terugbetaald, zeg dat dan ook, zodat zij de hele claim niet als afgerond behandelen.
Als de terugbetaling gedeeltelijk is, ga er dan niet van uit dat de chargeback volledig moet worden ingetrokken. Vertel beide kanten het exacte terugbetaalde bedrag en wat nog ontbreekt. Bijvoorbeeld: als de bestelling €80 was en er is slechts €50 teruggekomen, dan maakt de resterende €30 nog steeds deel uit van het geschil. Houd de zaak bij het platform en de zaak bij de bank op dezelfde bedragen afgestemd.
Bewaar het bewijs voordat er iets verandert in de app of in de bankgeschiedenis:
- screenshot of e-mail met de bevestiging van de terugbetaling
- regel op het kaartafschrift zodra de terugbetaling is bijgeschreven
- referentienummer van het geschil of de chargeback
- elk bericht van het platform waarin staat dat de zaak is gesloten of aangepast
Als zowel de terugbetaling als de chargeback worden afgerond, controleer dan je rekeninghistorie op een dubbele vergoeding. De meest voorkomende valkuil is een openstaande terugbetaling verwarren met een bijgeschreven terugbetaling, of aannemen dat de platformzaak gesloten is alleen omdat de verkoper “terugbetaald” zei. Kijk naar de daadwerkelijke bijgeschreven kaartcredit en de definitieve status van de zaak, niet alleen naar een bericht.
Als je het chargebackbedrag al hebt ontvangen en de terugbetaling daarna ook wordt bijgeschreven, neem dan meteen contact op met de bank. Vraag of de kaartcredit moet worden teruggedraaid of dat zij het dubbele bedrag automatisch verrekenen. Geef het geld niet uit totdat je weet welke transactie de definitieve is.
Praktische tip: als je contact opneemt met een van beide partijen, plak dan dezelfde korte zin met het bestelnummer, het terugbetalingsbedrag en het zaaknummer, zodat de bank en het platform met hetzelfde overzicht werken.
