Poinformuj obie strony, gdy tylko wiesz, że zwrot został dokonany: bank lub wydawcę karty prowadzącego obciążenie zwrotne oraz marketplace albo sprzedawcę prowadzącego spór o zamówienie. Najważniejsze jest, aby podać każdej stronie kwotę zwrotu, datę i numer referencyjny, żeby mogły zamknąć lub skorygować sprawę, zanim dojdzie do dwóch nakładających się płatności albo odwróconego uznania.
Zacznij od banku lub dostawcy karty, jeśli obciążenie zwrotne jest już otwarte. Powiedz, że sprzedawca lub platforma zwróciła pieniądze za zamówienie, i zapytaj, czego potrzebują od Ciebie, aby zatrzymać, wycofać lub zamknąć reklamację chargeback. Dołącz:
- numer zamówienia
- numer chargebacku lub sprawy
- kwotę zwrotu
- datę zwrotu
- każdy numer referencyjny zwrotu widoczny w aplikacji, e-mailu lub na wyciągu karty
Jeśli zwrot jest tylko obiecany, a jeszcze nie został zaksięgowany na Twoim koncie, napisz to wyraźnie. Obietnica nie jest tym samym co zakończony zwrot. Zapytaj bank, czy musi najpierw zobaczyć zwrot na wyciągu, czy może już odnotować oczekiwany zwrot w sprawie.
Następnie poinformuj platformę lub sprzedawcę. To ważne, ponieważ wiele sporów na marketplace jest rozwiązywanych oddzielnie od sporu kartowego, a platforma może utrzymywać sprawę otwartą, dopóki nie pokażesz dowodu zwrotu pieniędzy. Poproś ich, aby oznaczyli zamówienie jako zwrócone albo zamknęli spór po swojej stronie. Jeśli zwrócili tylko część zamówienia, powiedz to również, żeby nie uznali całego roszczenia za zakończone.
Jeśli zwrot jest częściowy, nie zakładaj, że chargeback powinien zostać całkowicie wycofany. Poinformuj obie strony o dokładnej zwróconej kwocie i o tym, czego jeszcze brakuje. Na przykład, jeśli zamówienie było na 80 € i wróciło tylko 50 €, pozostałe 30 € nadal jest częścią sporu. Utrzymuj sprawę na platformie i sprawę w banku w zgodzie co do tych samych kwot.
Zapisz dowody, zanim cokolwiek zmieni się w aplikacji lub historii bankowej:
- zrzut ekranu lub e-mail potwierdzający zwrot
- pozycję z wyciągu karty, gdy zwrot zostanie zaksięgowany
- numer referencyjny sporu lub chargebacku
- każdą wiadomość od platformy potwierdzającą, że sprawa została zamknięta lub skorygowana
Jeśli zwrot i chargeback zostaną oba zakończone, sprawdź historię konta pod kątem podwójnego odzyskania środków. Najczęstsza pułapka to pomylenie zwrotu oczekującego z zaksięgowanym albo założenie, że sprawa na platformie jest zamknięta tylko dlatego, że sprzedawca napisał „zwrócono”. Szukaj rzeczywistego zaksięgowanego uznania na karcie i ostatecznego statusu sprawy, a nie tylko wiadomości.
Jeśli już otrzymałeś pieniądze z chargebacku, a później zostanie zaksięgowany także zwrot, skontaktuj się z bankiem od razu. Zapytaj, czy uznanie na karcie musi zostać cofnięte, czy też bank automatycznie rozliczy podwójną kwotę. Nie wydawaj tych pieniędzy, dopóki nie wiesz, która transakcja jest ostateczna.
Praktyczna wskazówka: gdy kontaktujesz się z którąkolwiek ze stron, wklej to samo krótkie zdanie z numerem zamówienia, kwotą zwrotu i numerem sprawy, aby bank i platforma pracowały na tym samym zapisie.
