De koerier vraagt meestal opnieuw om betaling omdat de btw wel bij het afrekenen is geïnd, maar het pakket niet als vooraf betaalde belasting aan de douane is doorgegeven, waardoor het systeem van de koerier het nog steeds als onbetaald ziet. Het kan ook gebeuren als de verkoper belasting op de bestelling heeft berekend maar de verkeerde verzendverklaring heeft gebruikt, of als de factuur van de koerier btw combineert met een aparte inklarings- of afhandelingsvergoeding.
Begin met twee dingen te controleren: je afrekenbewijs en de vordering van de koerier.
- Kijk op de orderbevestiging of er een regel staat met btw, belasting, invoerbelasting of “tax included”, plus het totaalbedrag dat je echt hebt betaald.
- Kijk op het bericht of de factuur van de koerier naar de exacte reden voor de kosten: “import VAT”, “customs clearance”, “brokerage”, “advancement fee” of een douanereferentienummer.
De belangrijkste vraag is of het pakket is verzonden onder een belastingbetaalde regeling, zoals IOSS voor invoer met lage waarde in de EU, of een andere regeling waarbij rechten en belastingen al zijn betaald. Dat kun je meestal niet uit het pakket zelf verifiëren, dus vraag de verkoper of de ondersteuning van de marktplaats om te bevestigen hoe het is aangegeven.
Vraag de verkoper om:
- Bevestiging dat btw bij het afrekenen is geïnd
- De douaneaangifte van het pakket of bewijs dat de belasting is afgedragen
- Het ordernummer en, indien beschikbaar, de IOSS- of belastingreferentie die voor de zending is gebruikt
Dit is belangrijk omdat een winkel die zegt “tax included” op zichzelf niet genoeg is. De koerier kan je nog steeds kosten aanrekenen als de douanegegevens geen voorafbetaling laten zien, of als het pakket is aangegeven op een manier die niet overeenkomt met de claim bij het afrekenen.
Als de kosten van de koerier meer omvatten dan btw, vraag dan om een gespecificeerde factuur. Soms is het btw-deel het betwiste bedrag, terwijl de koerierskosten een aparte servicevergoeding zijn. Ga er niet van uit dat de hele rekening belasting is, tenzij het document dat duidelijk zegt.
Als je al btw bij het afrekenen hebt betaald en de verkoper kan laten zien dat het pakket bedoeld was als belastingbetaald, betwist de kosten dan bij de koerier met bewijs:
- Orderbevestiging waarop staat dat belasting is inbegrepen
- Betaalbewijs of bankafschrift voor het volledige afrekenbedrag
- Factuur of betalingsverzoek van de koerier
- Trackingnummer en eventuele douanemelding of inklaringsreferentie
Wanneer je contact opneemt met de koerier, vraag dan om uit te leggen welke douaneaangifte zij hebben gebruikt en waarom zij denken dat btw nog steeds verschuldigd is. Voeg het trackingnummer, factuurnummer en screenshots van het afrekenen met belasting inbegrepen toe. Als de koerier zegt dat het pakket niet onder de juiste belastingregeling is verzonden, is het vaak de verkoper die de aangifte moet corrigeren of de dubbele belasting moet terugbetalen.
Als de verkoper niet kan bewijzen dat de belasting vooraf is betaald, kan het verzoek van de koerier geldig zijn, ook al was de formulering van de winkel misleidend. In dat geval is je volgende stap om de verkoper te vragen de extra btw terug te betalen of de fout te corrigeren, met het afrekenbewijs en de kosten van de koerier als bewijs.
Praktische tip: bewaar de exacte formulering van de afrekenpagina en de factuur van de koerier samen, omdat het geschil vaak draait om de vraag of het pakket in de douanegegevens als “tax paid” is gemarkeerd, en niet alleen om wat de winkel heeft beloofd.
