Vältä jakamasta mitään henkilötietoja, joita ei tarvita riidan todistamiseen. Useimmissa tapauksissa sinun kannattaa säilyttää vain tilaus-, seuranta-, maksu- ja tuotetiedot, jotka osoittavat, mitä meni pieleen, ja peittää muu osa.
Aloita tarkistamalla, mitä riita oikeastaan vaatii todistamaan. Turvallisin sääntö on: jos tieto ei auta osoittamaan väärää tuotetta, puuttuvaa pakettia, vauriota, hyvitysongelmaa tai maksuongelmaa, poista se ennen lähettämistä.
Yleensä kannattaa piilottaa:
- Koko kortin numerot tai koko pankkitilin numerot
- CVV-/turvakoodit
- Kirjautumistiedot, kertakoodit, salasanat, QR-koodit, joita voisi käyttää uudelleen
- Passin, henkilökortin, verotunnuksen tai muun viranomaisen myöntämän henkilötunnisteen numerot, ellei alusta ole erikseen pyytänyt niitä
- Täydelliset allekirjoitukset
- Henkilökohtaiset puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, jos niitä ei tarvita
- Kotiosoite, jos se käy jo ilmi tilauksesta eikä sitä tarvita vaatimuksen käsittelyyn
- Nimet, kasvot tai lasten tiedot kuvissa, jos ne eivät liity riitaan
- Muut tilausnumerot, laskusummat tai tilisaldot muista, asiaan liittymättömistä ostoksista
- Kaikki viestiketjut, joissa on yksityisiä tietoja, jotka eivät liity vaatimukseen
Säilytä yleensä ne osat, joilla on merkitystä:
- Tilausnumero
- Seurantanumero
- Toimituspäivä tai seurannan tila
- Tuotteen nimi ja kuvaus
- Kuvat paketista, tuotteesta, vauriosta tai väärästä sisällöstä
- Maksuviite, joka yhdistää veloituksen tilaukseen
Jos lähetät kuvakaappauksia, rajaa ne niin, että näkyvissä on vain olennainen rivi. Jos lähetät kuvia tarroista tai pakkauksesta, peitä tai sumenna viivakoodit, osoitteet ja kaikki asiaan liittymättömät nimet tai viitenumerot. Jos myyjän tai kauppapaikan on nähtävä tarra, anna heidän nähdä vain lähetyksen tiedot, joita tarvitaan sen yhdistämiseksi tapaukseesi.
Jos alusta pyytää henkilöllisyyden vahvistamista, käytä vain heidän tarjoamaansa turvallista lataustapaa ja lähetä vain täsmälleen pyydetty asiakirja. Älä liitä henkilöllisyystodistuksen kuvia, pankkitiliotteita tai korttikuvia julkiseen chattiin tai sähköpostiketjuun, ellei organisaatio nimenomaan vaadi sitä muotoa. Jos he haluavat maksutodisteen, tiliotteen rivi, josta näkyy tapahtuma, riittää yleensä; peitä muut ostokset.
Jos riita koskee toimitusta väärään osoitteeseen, lähettäjän nimi ja osoite voivat olla olennaisia. Jos ongelma on vaurio tai puuttuva sisältö, yksityistä osoitettasi ei usein tarvita, ellei se auta tunnistamaan pakettia. Jos olet epävarma, vertaa todistepyyntöä riidan syyhyn ja säilytä vain vähimmäismäärä, joka tukee sitä syytä.
Ennen lähettämistä kysy itseltäsi: todistaako tämä kuva tai asiakirja ongelman, vai paljastaako se vain yksityisiä tietoja? Jos se paljastaa vain yksityisiä tietoja, peitä ne tai jätä se pois. Tallenna alkuperäinen kopio siltä varalta, että kauppapaikka pyytää myöhemmin selkeämpää versiota.
Käytännön vinkki: tee yksi peitetty kopio riitaa varten ja säilytä muokkaamaton alkuperäinen turvallisesti siltä varalta, että myyjä, kauppapaikka tai kuljetusyhtiö pyytää myöhemmin puuttuvaa tietoa.
