Vermijd het delen van persoonlijke informatie die niet nodig is om het geschil te bewijzen. In de meeste gevallen kun je het beste alleen de bestel-, tracking-, betalings- en artikelgegevens bewaren die laten zien wat er misging, en de rest onleesbaar maken.
Begin met te controleren wat het geschil eigenlijk moet bewijzen. De veiligste regel is: als een detail niet helpt om het verkeerde artikel, het ontbrekende pakket, schade, een terugbetalingsprobleem of een betalingsprobleem aan te tonen, verwijder het dan voordat je het uploadt.
Meestal is het de moeite waard om te verbergen:
- Volledige kaartnummers of volledige bankrekeningnummers
- CVV-/beveiligingscodes
- Inloggegevens, eenmalige codes, wachtwoorden, QR-codes die opnieuw kunnen worden gebruikt
- Paspoort-, identiteitskaart-, fiscaal identificatienummer of andere overheids-ID-nummers, tenzij het platform daar specifiek om heeft gevraagd
- Volledige handtekeningen
- Persoonlijke telefoonnummers en e-mailadressen als ze niet nodig zijn
- Huisadres als dat al duidelijk is uit de bestelling en niet nodig is voor de claim
- Namen, gezichten of gegevens van kinderen op foto’s die niet relevant zijn voor het geschil
- Andere ordernummers, factuurbedragen of rekeningsaldi van niet-gerelateerde aankopen
- Alle berichtgesprekken die privégegevens bevatten die niets met de claim te maken hebben
Bewaar de onderdelen die meestal belangrijk zijn:
- Ordernummer
- Trackingnummer
- Leveringsdatum of trackingstatus
- Artikelnaam en beschrijving
- Foto’s van het pakket, het artikel, de schade of de verkeerde inhoud
- Betaalreferentie die de afschrijving aan de bestelling koppelt
Als je screenshots verstuurt, snijd ze dan zo bij dat alleen de relevante regel zichtbaar is. Als je foto’s van labels of verpakking verstuurt, bedek of vervaag dan barcodes, adressen en alle niet-gerelateerde namen of referentienummers. Als de verkoper of marketplace een label moet zien, laat dan alleen de verzendgegevens zien die nodig zijn om het aan jouw zaak te koppelen.
Als het platform om identiteitsverificatie vraagt, gebruik dan alleen de beveiligde uploadmethode die zij bieden en stuur alleen het exacte gevraagde document. Plak geen foto’s van ID’s, bankafschriften of kaartafbeeldingen in een openbare chat of e-mailthread, tenzij de organisatie daar specifiek om vraagt. Als ze betalingsbewijs willen, is een regel op het afschrift waarop de transactie te zien is meestal genoeg; verberg andere aankopen.
Als je geschil over levering op het verkeerde adres gaat, kunnen de verzendnaam en het adres relevant zijn. Als het probleem schade of ontbrekende inhoud is, is je privé-adres vaak niet nodig, tenzij het helpt om het pakket te identificeren. Als je twijfelt, vergelijk dan het bewijsverzoek met de reden van het geschil en houd alleen het minimum over dat die reden ondersteunt.
Vraag jezelf vóór het indienen af: bewijst deze afbeelding of dit document het probleem, of onthult het alleen privégegevens? Als het alleen privégegevens onthult, maak het dan onleesbaar of laat het weg. Bewaar een originele kopie voor het geval de marketplace later om een duidelijkere versie vraagt.
Praktische tip: maak één onleesbare kopie voor het geschil en bewaar het onbewerkte origineel veilig voor het geval de verkoper, marketplace of vervoerder later om het ontbrekende detail vraagt.
