Vältä lataamasta passisi, kansallisen henkilökorttisi, oleskelulupasi tai minkä tahansa tiedoston täysiä skannauksia tai valokuvia, jos ne näyttävät veronumerosi, ellei myyjä, markkinapaikka, kuljetusyhtiö, tulliviranomainen tai pankki ole selvästi sanonut, että juuri tuo asiakirja vaaditaan. Turvallisin sääntö on: älä jaa mitään henkilöllisyysasiakirjaa, jossa on enemmän tietoa kuin pyyntö tarvitsee.
Suurin ansa ei ole vain itse asiakirja, vaan myös tiedostot, jotka paljastavat samat tiedot toisella tavalla. Tällaisia ovat:
- passin sivut, joissa näkyvät kuvasi, asiakirjan numero, MRZ-koodi, syntymäaika tai allekirjoitus
- henkilökortin etu- ja takapuoli
- verotodistukset, verokortit, veroilmoitukset tai kirjeet, joissa näkyy veronumerosi
- kuvakaappaukset tai PDF-tiedostot lomakkeista, laskuista, tulliselvityksistä tai tukikeskusteluista, joissa nuo numerot näkyvät
- rajatut kuvat, joissa numero jää silti näkyviin tiedoston reunaan
Jos riita-, hyvitys- tai tullitapaus pyytää todistetta henkilöllisyydestäsi, tarkista ensin tarkka pyyntö. Jos siinä pyydetään vain nimeäsi, osoitettasi tai tilausviitettä, älä lähetä täyttä henkilöllisyysasiakirjaa. Lähetä pienin mahdollinen todiste, joka vastaa pyyntöä.
Jos sinun on pakko ladata jotain, peitä arkaluonteiset osat ennen lähettämistä:
- peitä passin tai henkilökortin numero
- peitä veronumero
- peitä passin koneellisesti luettava vyöhyke
- peitä allekirjoitus, jos sitä ei tarvita
- peitä syntymäaika, jos pyyntö ei sitä vaadi
- jätä näkyviin vain ne kentät, joita tapaus oikeasti tarvitsee, kuten nimesi ja sitä vastaava osoite
Jos alusta sanoo, että asiakirjan täytyy olla “selvä” tai “peittämätön”, älä arvaa, mitä sillä tarkoitetaan. Tarkista latausohjeet, ohjeteksti tai tapauksen viesti nähdäksesi tarkat kentät, joiden halutaan näkyvän. Jos sitä ei ole mainittu, pyydä tukea vahvistamaan:
- miksi he tarvitsevat asiakirjan
- mitkä kentät on jätettävä näkyviin
- hyväksytäänkö peitetty kopio
- kuinka kauan he säilyttävät tiedoston ja kuka siihen pääsee käsiksi
Säilytä yksi muokkaamaton kopio offline-tilassa siltä varalta, että riitatiimi pyytää myöhemmin täyttä versiota, mutta älä lataa sitä versiota, ellei pyyntö ole selvä ja luota siihen, että kanava on virallinen. Säilytä myös pyyntöviesti, tapausnumero, tilausnumero tai seurantanumero, koska ne auttavat osoittamaan, miksi asiakirjaa pyydettiin, ja helpottavat tarpeettoman pyynnön haastamista.
Jos lähetät todisteita myyjälle tai markkinapaikalle, käytä mahdollisuuksien mukaan alustan sisäistä palautus-, riita- tai tukikanavaa. Jos lähetät ne sähköpostitse tai chatissa, lisää mukaan tapausviite, jotta tiedosto yhdistyy oikeaan tilaukseen.
Käytännön vinkki: ennen lataamista avaa tiedosto ja zoomaa sisään tarkistaaksesi jokaisen nurkan, koska passi- ja veronumerot jäävät usein näkyviin pienellä tekstillä jopa rajauksen jälkeen.
