Upload geen volledige scans of foto’s van je paspoort, nationale identiteitskaart, verblijfsvergunning of van elk bestand waarop je fiscaal nummer staat, tenzij de verkoper, marketplace, vervoerder, douanekantoor of bank duidelijk heeft gezegd dat precies dat document nodig is. De veiligste regel is: deel geen identiteitsdocument dat meer informatie bevat dan de aanvraag nodig heeft.
De belangrijkste valkuil is niet alleen het document zelf, maar ook bestanden die dezelfde gegevens op een andere manier laten zien. Dat zijn onder meer:
- paspoortpagina’s met je foto, documentnummer, MRZ-code, geboortedatum of handtekening
- de voor- en achterkant van een identiteitskaart
- fiscale certificaten, fiscale ID-kaarten, belastingaangiften of brieven waarop je fiscaal nummer staat
- screenshots of pdf’s van formulieren, facturen, douaneaangiften of supportchats waarop die nummers zichtbaar zijn
- bijgesneden afbeeldingen waarbij het nummer nog steeds zichtbaar is aan de rand van het bestand
Als een geschil, terugbetaling of douanezaak om bewijs vraagt van wie je bent, controleer dan eerst het exacte verzoek. Als er alleen om je naam, adres of bestelreferentie wordt gevraagd, stuur dan geen volledig identiteitsdocument. Stuur het kleinste bewijs dat bij het verzoek past.
Als je toch iets moet uploaden, maak de gevoelige delen onleesbaar voordat je het verstuurt:
- bedek het paspoort- of ID-nummer
- bedek het fiscaal nummer
- bedek de machineleesbare zone op paspoorten
- bedek de handtekening als die niet nodig is
- bedek de geboortedatum als daar niet om wordt gevraagd
- laat alleen de velden zichtbaar die de zaak echt nodig heeft, zoals je naam en een overeenkomend adres
Als het platform zegt dat het document “duidelijk” of “onafgedekt” moet zijn, ga dan niet gokken wat dat betekent. Controleer de uploadinstructies, helptekst of het zaakbericht voor de exacte velden die zichtbaar moeten blijven. Als dat niet staat vermeld, vraag support om te bevestigen:
- waarom ze het document nodig hebben
- welke velden zichtbaar moeten blijven
- of een bewerkte versie acceptabel is
- hoe lang ze het bestand bewaren en wie er toegang toe heeft
Bewaar één onbewerkte kopie offline voor het geval het geschilteam later om de volledige versie vraagt, maar upload die versie niet tenzij het verzoek expliciet is en je zeker weet dat het kanaal officieel is. Bewaar ook het verzoekbericht, zaaknummer, bestelnummer of trackingnummer, omdat die helpen laten zien waarom je om het document bent gevraagd en het makkelijker maken om een onnodig verzoek aan te vechten.
Als je bewijs naar een verkoper of marketplace stuurt, gebruik dan waar mogelijk het retour-, geschil- of supportkanaal binnen het platform. Als je het per e-mail of chat verstuurt, voeg dan de zaakreferentie toe zodat het bestand aan de juiste bestelling wordt gekoppeld.
Praktische tip: open het bestand vóór het uploaden en zoom in om elke hoek te controleren, omdat paspoort- en fiscaalnummers vaak zelfs na bijsnijden nog zichtbaar blijven in kleine tekst.
