Kerülje a teljes útlevél-, személyi igazolvány-, tartózkodási engedély-szkennelt vagy -fotó feltöltését, illetve bármely olyan fájlt, amely az adószámát mutatja, kivéve ha az eladó, a piactér, a futárszolgálat, a vámhivatal vagy a bank egyértelműen azt mondta, hogy pontosan az a dokumentum szükséges. A legbiztonságosabb szabály ez: ne osszon meg olyan személyazonosító okmányt, amely több információt tartalmaz, mint amennyit a kérés indokol.
A fő buktató nem csak maga az okmány, hanem azok a fájlok is, amelyek más módon fedik fel ugyanazt az adatot. Ide tartoznak:
- az útlevél azon oldalai, amelyeken a fényképe, a dokumentumszáma, az MRZ-kód, a születési dátuma vagy az aláírása látható
- a személyi igazolvány elülső és hátoldala
- adóigazolások, adókártyák, adóbevallások vagy olyan levelek, amelyek az adószámát mutatják
- képernyőképek vagy PDF-ek űrlapokról, számlákról, vámnyilatkozatokról vagy ügyfélszolgálati beszélgetésekről, amelyek ezeket a számokat megjelenítik
- olyan kivágott képek, amelyeknél a szám még mindig látható marad a fájl szélén
Ha egy vita, visszatérítés vagy vámügy azt kéri, hogy igazolja, ki Ön, először nézze meg a pontos kérést. Ha csak a nevét, címét vagy a rendelési hivatkozást kéri, ne küldjön teljes személyazonosító okmányt. Küldje el a kéréshez legjobban illő, lehető legkisebb bizonyítékot.
Ha mégis fel kell töltenie valamit, a küldés előtt takarja ki az érzékeny részeket:
- takarja ki az útlevél- vagy személyi igazolvány számát
- takarja ki az adószámot
- takarja ki az útlevelek géppel olvasható zónáját
- takarja ki az aláírást, ha az nem szükséges
- takarja ki a születési dátumot, ha a kérés nem kéri
- csak azokat a mezőket hagyja meg, amelyekre az ügynek ténylegesen szüksége van, például a nevét és egy egyező címet
Ha a platform azt írja, hogy a dokumentumnak „tisztának” vagy „kitakarás nélkülinek” kell lennie, ne találgassa, ez mit jelent. Ellenőrizze a feltöltési útmutatót, a súgószöveget vagy az ügyüzenetet, hogy pontosan mely mezőket akarják látni. Ha ez nincs megadva, kérje meg az ügyfélszolgálatot, hogy erősítse meg:
- miért van szükségük a dokumentumra
- mely mezőknek kell láthatónak maradniuk
- elfogadható-e egy kitakart másolat
- mennyi ideig őrzik meg a fájlt, és ki férhet hozzá
Tartson meg egy szerkesztetlen példányt offline mentve arra az esetre, ha a vitakezelő csapat később a teljes verziót kérné, de ezt a verziót ne töltse fel, hacsak a kérés nem egyértelmű, és nem biztos benne, hogy a csatorna hivatalos. Tartsa meg továbbá a kérés üzenetét, az ügyszámot, a rendelési számot vagy a nyomkövetési számot is, mert ezek segítenek megmutatni, miért kérték a dokumentumot, és könnyebbé teszik a szükségtelen kérés megtámadását.
Ha bizonyítékot küld az eladónak vagy a piactérnek, lehetőleg a platformon belüli visszaküldési, vitakezelési vagy ügyfélszolgálati csatornát használja. Ha e-mailben vagy chaten küldi el, írja bele az ügyszámot, hogy a fájl a megfelelő rendeléshez legyen kapcsolva.
Praktikus tipp: feltöltés előtt nyissa meg a fájlt, és nagyítson rá, hogy ellenőrizze az összes sarkot, mert az útlevél- és adószámok gyakran kis betűkkel is láthatók maradnak még kivágás után is.
