Bewaar het verzendbewijs en het trackingbewijs van het retourpakket, plus het bericht van de verkoper waarin staat dat zij de retour hebben goedgekeurd of terugbetaling hebben beloofd. Als je in plaats van de verkoper een betalingsprovider benadert, bewaar dan hetzelfde bewijs en voeg de volledige berichtenreeks toe, omdat de provider meestal wil zien waarom je retourverzending hebt betaald en waarom je denkt dat de verkoper die kosten zou moeten vergoeden.
Het belangrijkste is bewijs van drie dingen: dat je het artikel hebt teruggestuurd, dat je voor die retour hebt betaald, en dat de verkoper of betalingsprovider de kosten aan je bestelling kan koppelen.
Bewaar deze documenten en gegevens:
- Het verzendbewijs of de factuur van de retourzending waarop de prijs staat die je hebt betaald
- Het trackingnummer en elke trackingpagina waarop te zien is dat het pakket is afgegeven en, indien beschikbaar, bezorgd
- Het bericht van de verkoper, de retourautorisatie of de belofte om de retourverzendkosten te vergoeden
- Je bestelnummer, productnaam en oorspronkelijke besteldatum
- Bewijs van betaling van de verzending, zoals een kaartbon, PayPal-registratie of betalingsbevestiging
- Foto’s van het product en de verpakking als de retour gaat om een beschadigd, verkeerd of defect product
Een veelgemaakte fout is alleen een afgiftebewijs bewaren. Als daarop niet het bedrag staat dat je hebt betaald, de naam van de vervoerder en het trackingnummer, is het op zichzelf mogelijk niet genoeg. Maak een foto of screenshot van de volledige bon voordat die vervaagt of kwijt raakt.
Als de verkoper je heeft gezegd het artikel terug te sturen, bewaar dat bericht precies zoals het is geschreven. Het belangrijkste detail is of zij zeiden dat ze de retourverzendkosten zouden vergoeden, een vooraf betaalde label zouden sturen, of alleen de prijs van het artikel zouden terugbetalen. Dat zijn verschillende toezeggingen, en de formulering kan invloed hebben op je claim.
Als je het vooraf betaalde label van de verkoper hebt gebruikt, bewaar dan:
- Een kopie van het label
- Het trackingnummer
- Elk bericht waarin staat dat de verkoper dat label heeft verstrekt of goedgekeurd
Als je de verzending zelf hebt betaald, bewaar dan de originele bon van de vervoerder of het postkantoor. Als je het label online hebt gekocht, bewaar dan de factuur of betalingsbevestiging van de labelaanbieder, niet alleen de pagina met de verzendstatus.
Voor een claim bij een betalingsprovider voeg je toe:
- De orderbevestiging
- De weigering of het uitblijven van antwoord van de verkoper over terugbetaling
- De trackinggeschiedenis van de retourzending
- Het verzendbewijs waarop het bedrag staat dat je claimt
- Elk bewijs dat de verkoper de retour eiste voordat het artikel werd terugbetaald of vervangen
Als de verkoper een terugbetalingsbeleid heeft, controleer dan zorgvuldig de formulering voor de voorwaarde die de terugbetaling activeert. Sommige verkopers betalen pas terug nadat zij het pakket hebben ontvangen; anderen vragen om een specifiek soort retourbewijs of een bepaald retouradres. Gebruik de exacte bestelpagina, berichten of helpsectie die bij je aankoop horen, en bewaar screenshots voordat er iets verandert.
Als je één belangrijk item mist, is dat meestal het bewijs van wat je hebt betaald. Zonder dat is het veel moeilijker om de exacte retourverzendkosten aan te tonen, zelfs als je tracking hebt.
Praktische tip: maak één map met het bestelnummer in de bestandsnaam en bewaar het verzendbewijs, de trackingpagina en de berichten van de verkoper samen, zodat je de volledige set in één claim kunt versturen.
